一、负责全校学生档案管理工作。
1、每学年新生入学，组织各系做好新生档案的接收以及相关材料填写工作。
2、收集档案材料并归入档案袋内:
①新生入学原始档案（中学档案)。
②入学登记表。
③入学体检表、军训成绩鉴定表(军训过后教官组织新生填写此表)。
④各学期成绩单，各学年系主任或辅导老师评语。
⑤奖励类材料(三好学生登记表、优秀党员、优秀团员、优秀学生干部登记表及各类奖励审批材料)、处分类材料(处分决定及调查、处理材料)。
⑥党、团组织材料。
⑦毕业体检表。
⑧鉴定类材料:个人鉴定、系里学年鉴定、学院意见。
⑨毕业生去向登记表以及其它相关材料。
二、负责全校学生的转学、休学、复学、退学、毕业等学籍异动后档案办理工作。
三、负责全院学生档案的日常管理:
1、学生档案日常档案馆专人负责，档案应保存在保险柜或铁皮柜中，要求做到安全、保密。学生档案原则上概不外借，如有特殊情况需按《陕西铁路工程职业学院学生档案查阅办法》，要严格办理借阅登记手续。
2、安排各年级辅导员负责档案材料的搜集、建档、归档工作，要求做到及时、准确、完备。
3、学生档案须安要求填写，必须要有组织审查意见、盖章或个人签字，并有档案材料形成的准确时间。
4、休学、留级、转专业等学生档案，应提前出示部门审批意见由学生档案管理工作人员将档案转入下一年级。
5、所有档案交接必须严格履行登记交接手续。
6、学院学生档案管理工作人员检查每份学生档案的归档材料是否齐全，若有缺失，须出具相关证明归入档案。
三、负责毕业生档案的查询和寄发工作:
1、毕业生档案根据学生协议书上的档案寄发地址，填写信封、回执单，统一寄发档案。
2、如个人申请也可以个人提取档案。
3、对于未领取的档案，档案馆依据相关规定管理档案。
四、做好领导交给的其他工作。
